Event organiseren? Stop met losse tools en doe het slimmer!

Het organiseren van een event is een feest op zich. Tenminste, dat zou het moeten zijn. In de praktijk lijkt het vaak meer op jongleren met brandende fakkels op een eenwieler. Je hebt de perfecte locatie, de sprekers zijn geboekt, en je zit vol energie om de wereld te laten weten hoe fantastisch je event gaat worden. Maar dan begint de realiteit.

Je hebt een website nodig voor je event, maar die is losgekoppeld van het ticketplatform. De aanmeldingen komen binnen, maar je moet ze handmatig overzetten in een spreadsheet. Om de aanmeldingen te bevestigen, gebruik je weer een ander e-mailprogramma. En als je een deelnemer wilt mailen met een update, moet je eerst weer op zoek naar de juiste gegevens. Voor je het weet, ben je de coördinator van een circus van losse tools, en ligt je focus niet meer op het creëren van een geweldige ervaring, maar op het beheer van een chaotisch systeem.

Herkenbaar? Die stapel spreadsheets, die eindeloze lijst van logins en wachtwoorden voor verschillende platforms, en die constante angst dat je een belangrijk detail bent vergeten. Het is de droom van een succesvol event dat vastloopt in de nachtmerrie van de administratie.

Bij Mindyourownbusiness zie ik dit vaak. Ondernemers die met hun handen in het haar zitten omdat de techniek hen meer stress geeft dan het organiseren van het event zelf. Ze denken dat ze al die losse tools nodig hebben om een professionele uitstraling te creëren. Maar wat als ik je vertel dat er een slimmere, makkelijkere en vooral stressvrije manier is om je event van begin tot eind te managen? Een manier die je bevrijdt van de technische rompslomp en je de vrijheid geeft om je te focussen op het entertainen van je publiek.

De grote verlosser: Waarom een alles-in-één platform de sleutel is

Je hoeft geen technisch wonderkind te zijn om een event te organiseren dat vlekkeloos verloopt. Met een alles-in-één platform zoals Let’s get DIGITAL by Mindyourownbusiness(LGD) vind je alle tools die je nodig hebt in één overzichtelijk dashboard. Geen ingewikkelde koppelingen meer, geen torenhoge kosten voor losse abonnementen en geen risico dat je systemen niet met elkaar praten. LGD is jouw complete ecosysteem om je event te plannen, te promoten en te beheren, ontworpen voor de organisator die wil schitteren.

Van het creëren van een professionele eventpagina tot de geautomatiseerde levering van tickets, LGD maakt het simpel. Zo kun jij je tijd en energie steken in het creëren van waardevolle content en het begeleiden van je bezoekers, in plaats van het oplossen van technische problemen.

De praktische gids: Van chaos naar georganiseerd succes

Dit is waar de magie begint. Binnen LGD werk je met modulaire bouwstenen die je moeiteloos aan elkaar koppelt. Hieronder laat ik je zien hoe je jouw event omzet in een succesvol en winstgevend businessmodel:

• 1. Een professionele eventpagina bouwen:
  • Stap 1: De website voor je event. Binnen LGD navigeer je eenvoudig naar de website-bouwer. Hier kun je een onbeperkt aantal pagina’s aanmaken en een professionele, unieke landingspagina voor je event creëren. Je voegt eenvoudig details over sprekers, locaties en tijden toe, en je kunt het design volledig aanpassen aan de uitstraling van je event.
  • Stap 2: Alles onder één dak. De eventpagina is volledig geïntegreerd met je ticketverkoop en je klantbeheer. Je hoeft geen externe links meer te gebruiken; de bezoeker blijft op je eigen website om zich aan te melden.
  • Stap 3: Snelheid en gebruiksgemak. De pagina’s die je met LGD bouwt, zijn geoptimaliseerd voor snelheid en mobiel gebruik. Geen trage laadtijden meer die je potentiële bezoekers wegjagen.

• 2. De Ticketverkoop:
  • Stap 1: Geïntegreerd ticketplatform. Met de ticketmodule van LGD verkoop je direct en veilig tickets op je eventpagina. Je stelt de verschillende ticketsoorten in (bijvoorbeeld early bird, VIP, of regulier) en het systeem verwerkt de betalingen en levert de tickets af.
  • Stap 2: Realtime inzicht. Je ziet direct hoeveel tickets er verkocht zijn, welke tickets populair zijn en wie er zich heeft aangemeld. Dit geeft je waardevolle informatie om je marketing bij te sturen.
  • Stap 3: Slimme communicatie. Het systeem stuurt na aankoop automatisch de tickets met een QR-code en een bevestigingsmail met alle nodige informatie. Dit is niet alleen professioneel, maar bespaart je ook ontzettend veel werk.

• 3. De Projectplanning en Communicatie:
  • Stap 1: Het Projectmanagement-platform. Eventplanning is een project. Met de projectmanagement-tool van LGD organiseer je alle taken rondom je event: van marketing tot het regelen van de catering en het contact met de sprekers. Je wijst taken toe en bewaakt de voortgang in één overzichtelijk dashboard.
  • Stap 2: Centraal Klantbeheer (CRM). Alle aanmeldingen worden automatisch opgeslagen in je CRM. Zo heb je een compleet overzicht van al je bezoekers, hun contactgegevens en hun aankoopgeschiedenis. Dit is essentieel voor je opvolg-marketing.
  • Stap 3: Massamailing voor updates. Met de ingebouwde e-mailmarketingtool verstuur je eenvoudig een e-mail naar alle deelnemers, bijvoorbeeld met een update over de tijden of een plattegrond van de locatie. Je hoeft niet meer handmatig e-mailadressen te kopiëren.

Een succesverhaal dat zo echt is als het maar zijn kan

Bij Mindyourownbusiness help ik dagelijks ondernemers zoals Tom. Tom organiseert maandelijks seminars over persoonlijke groei. Hij gebruikte een externe tool voor zijn ticketverkoop, had een aparte website en beheerde de deelnemerslijst in een Excel-bestand. De Excel-lijst was een chaos. Soms vergat hij iemand in te voeren, soms stuurde hij per ongeluk een mail naar de verkeerde persoon. Zijn werk was meer administratie dan daadwerkelijk seminars geven.

Toen hij overstapte op Let’s get DIGITAL, veranderde alles. Hij bouwde een professionele eventpagina binnen LGD en activeerde de ticketverkoop. De ticketverkoop liep nu via zijn eigen website. Hij zag realtime in hoeveel tickets er waren verkocht. De deelnemerslijst werd automatisch aangevuld in zijn CRM en hij kon vanuit datzelfde systeem updates sturen.

Tom vertelde me laatst glunderend: “Het is echt een verademing. Ik verstuurde onlangs een mail met een update over de locatie. Ik hoefde geen 100 e-mailadressen meer handmatig in te voeren, ik klikte gewoon op ‘stuur mail naar alle deelnemers‘. De reacties van de deelnemers waren direct, omdat alles zo professioneel en overzichtelijk was. Ik heb nu veel meer tijd om na te denken over de inhoud van mijn seminars, in plaats van me zorgen te maken over de techniek.”

Tom hoeft niet meer ’s nachts wakker te liggen van de administratie. Zijn events draaien volledig geautomatiseerd. Hij kan zich focussen op het inspireren van zijn publiek en het uitbouwen van zijn business. Zijn droom is werkelijkheid geworden, zonder dat hij een IT-expert hoeft te zijn.

Tijd om de touwtjes in handen te nemen

De ticketverkoop is slechts het begin. Met Let’s get DIGITAL heb je de vrijheid om te groeien en je business uit te breiden. Wil je later een complete ledenwebsite bouwen met exclusieve content of een podcast lanceren? Geen probleem, de tools staan al op je te wachten. Alles is al aanwezig, je hoeft het alleen nog maar te activeren.

Stel je voor hoeveel tijd, geld en energie je bespaart door niet meer te hoeven jongleren met een dozijn verschillende systemen. Het is tijd om afscheid te nemen van de frustraties en te investeren in een platform dat met je meegroeit.

Wil je ontdekken hoe je jouw events kunt organiseren met alle tools op één plek?

Vraag dan nu je persoonlijke demo aan van Let’s get DIGITAL. We laten je stap voor stap zien hoe je jouw event omzet in een succesvolle en winstgevende onderneming. Klaar om te stoppen met pielen en te beginnen met groeien?